EDI im Einkauf

 

 

Automatisierte Transparenz in der Beschaffung

 

Im Maschinen- und Anlagenbau verbringt der Einkauf rund zwei Drittel seiner Arbeit mit operativen Tätigkeiten, wie das Abtippen eingehender Dokumente in das ERP-System, der Vergleich zwischen Soll und Ist, das Überprüfen von Abweichungen und Klärungen mit Lieferanten. Ungefähr 30 Prozent der Zeit entfallen im Einkauf auf Terminverfolgung und lediglich fünf Prozent der Arbeitszeit verbleiben für den strategischen Einkauf. Viele andere Aufgaben kommen dadurch zu kurz.


Das größte Hindernis auf dem Weg zu einer erfolgreichen Einkaufsabwicklung ist für viele Unternehmen die ineffiziente Kommunikation zwischen den Unternehmen: Die Daten sind zwar im ERP-System vorhanden, werden jedoch mittels Fax oder Mail übertragen und müssen erneut in das ERP-System des Lieferanten eingegeben werden. Wer hier Zeit sparen will, muss EDI (Electronic Data Interchange) einsetzen - wie es viele Unternehmen schon heute tun.


Pro manuell erfasster Auftragsbestätigung kann man drei bis fünf Minuten veranschlagen - Zeit, die für das Unternehmen aber nicht wertschöpfend ist. Ähnliches gilt für die Eingabe von Stammdaten und das Erstellen von Excel-Tabellen für den Angebotsvergleich.
In jedem Unternehmen ist das Ziel des Einkaufs, die gewünschten Teile rechtzeitig und preisgünstig für die Produktion bereitzustellen. Die Auslastung des Einkaufs lässt es jedoch nur bei A-Teilen zu, Verhandlungen zu führen und den Auftragsfortschritt kontinuierlich zu kontrollieren. Bei B- und C-Teilen wird häufig mit kostenintensiven Sicherheitsbeständen gearbeitet. Generell sind hohe Bestände daher ein Indiz für Zeitmangel im Einkauf. Arbeitet der Einkauf effizienter, kann er die Erwartungen an ihn besser erfüllen. Durch EDI kann er sich mehr auf die wertschöpfenden Tätigkeiten konzentrieren.

 

 

 

 

Versendet ein Einkäufer eine Bestellung ❶, erwartet er innerhalb einer bestimmten Frist eine Auftragsbestätigung in der der Termin, sowie Menge und Preis seinen Erwartungen entsprechen. Durch den Service der myOpenFactory, werden eingehende Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen mit der ausgehenden Bestellung automatisch verglichen ❷.

Ohne Abweichungen wird die Auftragsbestätigung sofort in das ERP-System gebucht. Nur bei relevanten Abweichungen muss der Einkäufer tätig werden: Nach dem er eine entsprechende E-Mail erhalten hat, entscheidet er über das weitere Vorgehen ❸, ob die Auftragsbestätigung akzeptiert oder abgelehnt wird. Im Fall einer Ablehnung wird der Lieferant automatisch per E-Mail benachrichtigt.

 

Die akzeptierte Auftragsbestätigung des Lieferanten wird dann direrkt an das eigene System weitergeleitet. Fehler bei der Übertragung vom Lieferanten zum Kunden sind dadurch nahezu ausgeschlossen. 

Auch die Übernahme von Artikelstammdaten aus Webshops ist ein gutes Beispiel dafür, wie andere Datenquellen genutzt werden können, um im Einkauf Zeit zu sparen. Alles in allem bieten die aufgeführten Maßnahmen dem Einkäufer mehr Zeit für strategische Fragestellungen und Terminverfolgung und entlasten ihn soweit wie möglich von monotonen, operativen Tätigkeiten.

 

Über Uns

 

Wir sind ein junges Team aus dem Uni-Umfeld mit ERP und EDI Erfahrungen, das sich der Idee einer Plattform zum elektronischen Austausch von Belegdaten verschrieben hat. 

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